Velky Potraviny-Prague Case

1. Identify three main problems in the case!
a) Manajemen Pergudangan yang belum efisien, terutama pada tata ruang dan proses alur barang masuk sampai dengan keluar, Proses kerja warehouse yang un-efficient sehingga mengakibatkan biaya yang tinggi
b) Flow kerja dari masing masing bagian yang belum terkoordinasi dengan baik sehingga siklus waktu pengerjaan panjang dan bagian satu bergantung pada penyelesaian bagian lain. Hal ini juga menimbulkan biaya yang tidak perlu.
c) Adanya ketidakpuasan pekerja atas remunerasi yang diterima akibat belum sesuainya proses penilaian kinerja dan perhitungan bonus sehingga dapat menimbulkan tingginya turn over karyawan.

2. Analyze and solve each of the problems you identified in question 1
• Manajemen Pergudangan yang belum efisien
– Analisa :
Sekarang ini Velky melayani 37 toko eceran dan akan berekspansi menjadi 67 toko dalam tahun kedepan, secara tidak langsung diperlukan ruangan gudang yang besar dan terintegrasi. Masalah pada pembagian kerja ketika toko yang dilayani naik 81%. Banyak space yang tidak terpakai dikarenakan informasi yang kurang terintegrasi dan kurangnya koordinasi antar divisi. Karena penggunaan ruang yang belum efektif ini mengakibatkan peningkatan biaya yang sudah tinggi. Selain itu, terdapat masalah tata ruang yang tidak terorganisir sehingga mengganggu flow operational. Berdasarkan case, diketahui ada 4 ramps yang bisa digunakan, tapi hanya 2 yang terpakai karena permasalahan perbedaan tinggi dengan truck, pada attachment terlihat proses pegerjaan ada pada bagian awal dijalur barang masuk, ini akan memperlambat waktu pemindahan barang dari truck ke dalam gudang.
Permasalahan lain adalah bahwa barang-barang tersebut tidak ditempatkan di lorong yang benar, sehingga pemilih harus menempuh jarak yang lebih jauh untuk mencari barang-barang yang diperlukan.

– Solusi :
Permasalahan leveling pada ramps bisa menggunakan alat bantu seperti: Attachement 1 (Pic) : http://www.ebay.com.au/itm/4-PIECE-LEVELING-RAMPS-WHEEL-CHOCKS-CARAVAN-TANDEM-TRAILER-LEVELLING-WHEELS-CVL2-/400435050142

RAMPS

RAMPS

Ruang yang kosong sebaiknya dipergunakan untuk WIP, sehingga tidak mengganggu flow barang masuk gudang.

• Flow kerja dari masing masing bagian yang belum terkoordinasi dengan baik
– Analisa
Saat ini ada pembagian 4 tugas, Supir, stepper, picker and receiver dimana prosesnya saling berkaitan, jika ada keterlambatan akan mengakibatkan proses yang lainnya ikut terhambat. Sebaiknya antar divisi memiliki akses informasi yang cukup, sehingga tidak hanya berfokus pada satu divisi saja, akan tetapi semua divisi bisa melihat secara keseluruhan operasional perusahaan. Pencatatan dan otomatisasi dalam peggunaan bar code diperlukan untuk menganalisa spesifikasi barang yang diperlukan dan jumlah permintaan akan barang tersebut, sehingga dalam delivery-nya jumlah dan jenis barang serta timing pengirimannya (seasonal) dapat diatur agar space gudang terpakai secara efisien. Masalah utama pada proses stepper adalah job desk stepper yang berfokus pada aturan FIFO saja, mereka tidak peduli apakah barang tertentu diletakan di tempat yang salah atau tidak. Ada kemungkinan itu dikarenakan SKU yang terlalu kecil untuk dibaca yang mengakibatkan penerima melakukan error ketika menerima dan memilah barang kedalam rak.
– Solusi
Dengan membuat SKU yang mudah dibaca, akan mengurangi kesalahan dalam peletakan rak, kesalahan dalam pemilihan barang dan waktu pencarian barang tersebut.
Masalah koordinasi yang tidak baik ini tentunya karena SOP (Standar Operating Procedure) yang belum ada. Seperti misalnya : Tidak adanya SOP mengenai Pemesanan Barang – Pengecekan – Pemasukan dan Pengeluaran Barang, dokumen-dokumen yang terkait dengan pemasukan dan pengeluaran barang, dan garis koordinasi masing-masing bagian, sehingga mengakibatkan adanya saling menyalahkan antar bagian.

• Adanya ketidakpuasan pekerja atas remunerasi yang diterima
– Analisa
Pegawai Velky merasa pembagian bonus karyawan tidak sesuai dengan tingkat resiko pekerjaan yang dilakukan. Terdapat kesenjangan antara satu divisi dengan divisi lain dan kurangnya koordinasi antara pekerjaan supir, stepper, picker dan receiver.

– Solusi
Dengan tidak adanya SOP maka Penentuan dan Penilaian Indikator Penilaian Kinerja (Key Performance Indicator) karyawan sangat susah. KPI ini juga harus menjadi dasar dari penentuan bonus karyawan, sehingga compensation structure yang saat ini diterapkan oleh Velky harus diubah berdasarkan KPI yang jelas.

3. Give suggestion, recommendation or action plan for improvement!
– Lay out gudang memerlukan perbaikan terutama dengan banyaknya “idle space” dan tidak kompatibelnya mobil pengangkut dengan lantai gudang serta sedikitnya pintu yang dapat dipakai.
– Terdapat beberapa cara agar proses pengambilan barang dapat lebih efektif dilakukan. Pertama, barang yang masa perputarannya lebih cepat sebaiknya diletakkan di tempat yang mudah diakses, seperti lorong utama. Selain itu, sebaiknya barang-barang ditempatkan di dekat daerah pengiriman untuk mengurangi waktu pengambilan. Selanjutnya, barang-barang yang saling melengkapi dan biasanya diambil bersama-sama dapat ditempatkan lebih dekat satu dengan yang lainnya untuk mengurangi waktu memilih. Masalah lainnya yang berkaitan dengan proses pemilihan dan mungkin beberapa proses lain adalah kerusakan pada stock yang terjadi selama penanganan. Kerusakan ini dapat menyebabkan peningkatan besar dalam biaya keseluruhan untuk Velky. Untuk masalah ini, lokasi dapat dialokasikan atas dasar mudah pecah dan berat barang. Misalnya, barang yang mudah pecah dapat ditempatkan di rak tanah dan barang-barang berat dapat ditempatkan lebih dekat dengan daerah pengiriman.
– Rekomendasi atas permasalahan ketidakpuasan pekerja yang terjadi di Velky, adalah perbaikan cara perhitungan bonus. “Single Bonus Evaluation System” diharapkan dapat mengurangi ketidakpuasan karyawan. Dengan sistem ini, bonus diberikan berdasarkan prestasi kerja kelompok dan bukan atas kerja individual. Masing masing kelompok pekerja juga harus memahami dengan benar tugas dan fungsi masing-masing sehingga tidak terjadi saling tunggu dan saling menyalahkan. Demikian pula manajemen harus memberikan pemahaman yang jelas apa tugas manajer sehingga dapat meningkatkan kepercayaan karyawan dan strategi perusahaan dapat diimplementasikan dengan baik.
– Sebaiknya Velky membuat SOP yang jelas misalnya : SOP Pembelian barang; harus ada flow Buyers melakukan order dari supplier, supplier kirim barang dalam jangka waktu berapa lama, hal-hal yang dilakukan buyer/warehouse jika barang yang dikirimkan tidak sesuai jumlahnya/spesifikasinya, dll. SOP ini harus didiskusikan dengan seluruh bagian/departemen dan juga ditandantangani oleh manajemen. SOP ini nantinya harus direview secara periodik untuk melihat apakah SOP ini sudah cukup efektif dan efisien.
– Memberikan pelatihan kepada para karyawan agara masing-masing kelompok pekerja dapat memahami fungsi warehouse secara umum dan memahami pentingnya tugas dan fungsi masing-masing sehingga tidak terjadi saling tunggu dan saling menyalahkan (comply terhadap work instruction yang sudah dibuat). Demikian pula manajemen harus memberikan pemahaman yang jelas apa tugas manajer sehingga dapat meningkatkan kepercayaan karyawan dan strategi perusahaan dapat diimplementasikan dengan baik.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: