Essay Manajemen Manusia & Organisasi: Ya Kun Restaurant

RECRUITMENT AND PLACEMENT

Ya Kun’s humble beginnings were in 1944 in a coffee shop started by Loi Ah Koon, who served coffee, tea, eggs, and toast. Ya Kun is a chain of cafes that is best known for its coffee and kaya (coconut and egg jam) toast. Starting out as a single coffee shop at Telok Ayer Basin under Loi Ah Koon in the 1930s. The business remains under the control of the Loi family.
Ya Kun International was incorporated in 2001 in Singapore and currently has 32 outlets in Singapore and 27 franchise outlets in other parts of Asia. The overseas outlets are located in Indonesia, Taiwan, Japan, South Korea, Vietnam, and the Philippines. Ya Kun has a family-style work environment and an established “promotion-from-within” policy. There is also a strong emphasis on teamwork, where helping one another is the norm, even between employees across outlets and departments. The top management serve as role models to reinforce this teamwork culture in Ya Kun. The organization also has a very flat structure, where staff feel comfortable approaching their superiors to discuss their problems or sug­ gestions for improvements. Job openings for the outlet staff are advertised in Chinese and English newspapers, as well as through recruitment notices at their outlets. Applicants who respond to the adver­ tisements are invited to interview. Applicants go through two rounds of interviews—one with the senior area manager and one with the operations manager. Job applicants are screened primarily for their level of commitment and willingness to work shifts. Other desirable qualities include integrity, diligence, and honesty. Prior expe ­ rience in the food and beverage industry is not essential. Ya Kun believes that if an applicant is committed and willing to learn, the necessary skills to excel in the job can easily be taught. Successful applicants then go through 2 weeks of training and remain on probation for 3 months. Most ofYa Kun Singapore’s outlet staff are more than 30 years of age because mature workers generally have better work attitudes and exhibit a higher level ofjob commitment.

ANSWER :
Metode yang sebaiknya digunakan oleh Ya Kun dalam merekrut karyawan yang memiliki kepribadian yang baik & berkomitmen terhadap perusahaan :

• Interview : metode ini cukup efektif untuk menilai kompetensi, kepribadian dan kemampuan calon karyawan apakah dia jujur, bertanggung jawab, mampu bekerja di bawah tekanan, senang bekerja dalam tim dan suka mempelajari hal-hal yang baru. Tapi ditinjau dari sisi legalitas-nya, metode interview kurang begitu akurat, karena terdapat unsur subjektifitas, dan terdapat potensi bias yang berasal dari si pewawancara. Ya Kun telah tepat menggunakan metode ini untuk merekrut karyawan dengan posisi staf outlet. Dari hasil wawancara yang dilakukan akan diketahui, apakah si calon karyawan bersedia bekerja secara shift ataukah lebih suka bekerja dengan jadwal jam kerja yang rutin dari jam 8 pagi sampai jam 5 sore.
• Referensi/Rekomendasi dari pihak yang sudah dikenal : Karena Ya Kun memiliki budaya organisasi family-style , maka metode rekrutmen ini cukup efektif untuk memperkuat emotional-bonding diantara pegawai. Walaupun pada dasarnya metode ini reliabilitasnya cukup rendah, apalagi kalau hanya berdasarkan surat referensi semata. Reliabilitas rendah karena dari sisi penilaian kemampuan calon karyawan kurang begitu akurat. Dengan metode surat referensi juga beresiko terhadap nama baik si pemberi referensi, apabila si calon karyawan yang direferensikan memiliki performa yang tidak bagus.
• Informasi Biografi (dari CV calon karyawan) dengan melihat biografi yang diberikan oleh calon karyawan, akan membantu pewawancara dalam menilai kemampuan si calon karyawan, mengetahui pengalaman & ilmu2 apa saja yang pernah didapat si calon karyawan, sehingga memudahkan dalam menentukan posisi yang akan diduduki oleh si calon karyawan di perusahaan nantinya. Contohnya apabila Ya Kun ingin merekrut karyawan yang akan ditempatkan di cabang Jepang, tentunya dengan memilah-milah CV si pelamar yang memiliki kemampuan berbahasa Jepang, untuk kemudian dites lebih lanjut.

Bagaimanakah strategi dan program yang harus dilakukan oleh HR Ya Kun untuk menangani karyawan yang rentan resign dari perusahaan?

Hal terpenting yang dilakukan oleh perusahaan untuk menjaga karyawannya tetap loyal & berdedikasi terhadap perusahaan adalah bagaimana membuat karyawan selalu senang, tertantang dan termotivasi dalam bekerja. Adapun beberapa program yang dapat membantu karyawan tidak jenuh dalam bekerja antara lain :
• Job Enrichment yaitu menambah kompleksitas pekerjaan yang bisa menantang karyawan untuk berkarya lebih baik lagi. Hal ini bisa diterapkan oleh Ya Kun dengan membuat program career path yang terukur jelas. Ya Kun membuat kebijakan jangka waktu training bagi pelamar kerja yang lolos seleksi selama 2 minggu, kemudian dilanjutkan dengan masa percobaan selama 3 bulan, apabila si calon karyawan lulus, maka akan direkrut menjadi karyawan tetap. Ya Kun juga harus membuat program training untuk meningkatkan skill karyawan, seperti training mengenai bagaimana menjadi customer service yang baik. Sementara bagi karyawan tetap bisa diikutkan dalam seminar, maupun program studi banding.
• Job Rotation yaitu proses sistematis merotasi karyawan dari satu divisi ke divisi lain. Dengan rotasi ini diharapkan karyawan tidak jenuh bekerja di perusahaan dan tentunya dengan hal-hal baru yang ditemui oleh karyawan, maka akan membuat mereka mengerti keseluruhan alur proses bisnis perusahaan. Ya Kun sebaiknya menerapkan rotasi karyawan setiap tahunnya untuk part-time staff hired, sementara untuk karyawan tetap, sebaiknya dilakukan rotasi setiap 3 tahun sekali. Ya Kun juga harus membuat jadwal shift karyawan yang fleksibel, dan tersitematis, agar tidak ada karyawan yang merasa overworked.
• Role Analysis : perusahaan harus membuat kebijakan berapa banyak kebutuhan karyawan di satu divisi (menghindari distribusi pekerjaan yang tidak merata), berapa porsi karyawan yang berasal dari keluarga, berapa yang berasal dari rekomendasi teman, dan berapa porsi karyawan yang berasal dari eksternal rekrutmen. Karena Ya Kun memiliki bisnis di beberapa Negara, maka proporsi karyawan lokal tempat outlet Ya Kun berdomisili juga harus diperbanyak, baru memperhitungkan karyawan yang berasal dari luar Negara tempat outlet Ya Kun berdomisili. Selain itu Ya Kun juga harus menentukan kebijakan2 seperti cuti bagi ibu melahirkan, ketentuan merawat anak/orang tua yang sakit, boleh membawa anak ke kantor dll. yang mengakomodir kebutuhan pegawai tetapi tentunya harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Dalam me-manage temporary-employees yang cenderung cepat turn-over-nya, sebaiknya sebisa mungkin Ya Kun menciptakan suasana kerja yang nyaman buat mereka dan menciptakan rasa bangga dalam diri mereka bahwa mereka telah menjadi bagian dari keluarga besar Ya Kun International, sehingga mereka tidak beranggapan bahwa mereka adalah pekerja kelas dua, karena tunjangan yang didapat oleh temporary-employees berbeda jauh dengan karyawan tetap. Dan agar lebih fair lagi, HR harus memastikan ukuran job desc dan tanggung jawab dari temporary-employees memang memberikan manfaat yang temporary bagi perusahaan, bukan manfaat jangka panjang bila dibandingkan dengan job desc & tanggung jawab karyawan tetap, sehingga tidak ada pihak yang merasa dirugikan. HR juga harus selalu mengevaluasi terus menerus terhadap kebijakan2 yang telah dilakukan, untuk mengukur sejauh mana efektifitas dari program yang telah ada.

How would you forecast the manpower needs of Ya Kun?
Ya Kun can forecast their manpower by using trend analysis, ratio analysis, scatter plot and computerized system. The personnel can use either one of these method of finding new recruitment. Based on trend analysis, Ya Kun find new recruit by using their past experienced which means that they can provide an initial estimate of future staffing needs, but employment levels rarely depend just on the passage of time. They looked their past performance of sales, productivity and so on to estimate their employee also because if their performance goes beyond their expectation like Ya kun that have many outlets throughout the world, they may required more employee either full time or part-time.

Other forecasting method that Ya Kun can use to forecast their manpower is ratio analysis. In this method, Ya Kun forecast based on the historical ratio between some causal factor (like sales volume) and the number of employee required such salespeople. In this case, Ya Kun need more employee because they need more salespeople to run the business in each of their outlets. The sales volume for Ya Kun also one of the factor that Ya Kun need to recruit employee. Compared to trend analysis, ratio analysis assumes that productivity remains about the same.

Personnel also can use scatter plot to forecast their manpower. In this method, the personnel may use two related variables to indicate the relation between the two such as sales volume and number of employee. If these two factors are related, then the points will tend to fall along straight line then the personnel can forecast the need of new recruitment.

Computerized forecasting also is one way that personnel can use to forecast their need of manpower. With programs like these, employers can more accurately estimate how many employee that they need to projected productivity and sales.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: